摘 要:“精细化管理”作为一种现代管理理念,是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代化管理的必然要求。本文就细化岗位职责、抓好制度建设、建立严格、科学考核体系,探讨了高职院校图书馆分编工作如何推行精细化管理。
关键词:图书分编 精细化管理
图书分编是图书馆的一项基础工作,也是其重要的业务工作之一,图书分编工作是否做得好直接影响到进馆书刊的上架周期、图书利用率及阅览、流通等部门的服务质量。精细化管理是一种高效的、集约化的科学管理方式,在现代企业管理中广泛的应用, 其先进的管理理念同样适用于图书馆的分编工作。
1.精细化管理的内涵
精细化管理是源于20世纪50年代日本的一种企业管理理念,是为了适应市场经济发展以及社会分工精细化 、服务质量精细化对现代管理提出的客观要求而 逐步形成的。精细化管理最重要的特征就是重细节、重过程、重基础、重具体、重落实、重质量、重效果,讲究专注 地做好每一件事情,在每一个细节上精益求精、力求最优。
我国的高职图书馆普遍存在分编人员短缺与文献资源快速增长的矛盾,特别是民办院校,分编员往往是一职多岗。图书馆编目工作包括包括验收、盖章、查重、分类、标引、著录、审校、打印书标、贴书标、埋磁条和典藏入库等一系列程序,这些程序一环扣一环,其中有简单劳动,但更多的是复杂的脑力劳动。因此,如何在高职院校图书馆引入精细化管理,提高工作效率、保障书目数据的质量,笔者在广东岭南职业学院从事图书分编工作多年,对本部门的精细化管理谈一些经验。
2.图书分编精细化管理的内容
目前我馆分编部门人员有3人,分编主管1人,分编员2人。我院于2006年通教育部高职高专人才培养水平评估,目前我馆处于平稳发展阶段,全馆年新书增长量为4万册左右,待回溯修改重建图书3万多册。我部门于2009年12月开始实施精细化管理。
2.1.细分管理制度与岗位职责
细分分编部门人员的岗位职责,制定本部门的职责范围和各类规章制度,并使之规范化、制度化。健全管理体系,明确每个人责任、权利、利益。如《分编部主任岗位职岗》、《分编员岗位职责》,明确列出职责范围 、岗位要求、明确每个岗位的权责。
2.2细化工作细则
图书分编是一套复杂的工序,比如图书分类规则及各类目级次的使用情况、著者号的取法、编目细则、对CNMARC格式的取舍、计算机编目时各标点、符号的具体使用方法、奖励制度的制定等等。以广东岭南职业技术图书馆为例,我馆设有4个专题图书阅览室和技校分馆1个,典藏地点复杂。如艺术与设计专题阅览室,根据学院设置的专业及这些专业对图书的需求,入藏的图书类别有J、TU、TS93、TS94。根据建905字段的要求,我部制作了典藏分配表,明确每类图书的典藏地点,保证图书移送的准确性。工作细则贯彻到每个工作流程,有效控制分编各个程序的完成质量,保证书目信息的完整性。
2.3合理的安排工作流程
重过程是企业精细化管理的重要特征之一,注重过程实施的各个环节,以产生最大的效益。我馆在2006年前,因为评估,文献资源量剧增,分编的流程是:书商前期加工——集中验收——集中分编——集中加工——移送,因此,每个环节都是大锅饭,只讲求进度、数量,造成入库的图书重复购购买,书目数据、标签错误非常多,影响暨资源建设的质量,也影响读者对文献资源的有效利用。我馆实行精细化管理,首先优化的工作流程:
?)增加书商送书数据查重。在对图书验收前,要求书商做好送书图书数据,把这些数据跟采访数据相匹配,杜绝书商塞书或者配错书,也减少书商应配错书造成的损失。
(2)验收单据签名确认。每验收清单由验收人签名确认,验收人要保证书和清单一一对应,保证图书财产的安全。
(3)图书编目、加工一条龙根到底。图书谁编目,谁加工的原则,这样使每人的责任更加明晰,查清责任也一目了然,可为科学地衡量每一个工作人员的工作绩效,考察和评价每一个工作人员的业务能力提供了有力的依据,极大地调动了工作人员的积极性。
2.4科学制定目标
目标是图书馆管理的依据,只有制定出符合本单位、本部门长远发展的目标,才能取得良好的效果。因此采编部门根据全年的购书经费的情况,参照往年的购书量 ,反复论证,分析本部门技术条件及工作人员的知识结构、工作能力等,广泛征求工作人员的意见,制定本部门的总目标。然后在定编定岗的基础上,落实到编目部的每一个岗位每一个人。并要加强控制和领导,随时对工作中出现的新情况修改目标和改进目标,保证目标的实现。
2.5建立严格的考核体系
2.5.1严格考核是落实精细化管理的重要手段
当一项工作最终取得结果后必须对其结果进行细致的考核,考核的评价是对 工作效果的最终认定。也是对员工工作优劣的认定。如果只布置、不检查、不考核、必然引起员工工作意志松弛,责任心削弱 ,造成不良后果。各级工作人员都必须遵循精细化管理程序:注意细化流程-合理安排布置-跟踪检查落实-严格考核结果。
2.5.2严格是精细化管理的保障
用精细化的方法进行严格管理,用严明的纪律约束员工的行为。没有较强的执行力和严格的制度作保障,实现目标效果定会大打折扣。现代管理中,关爱员工是从情理的角度看问题 ,严格与否则是从事理的角度看问题。在考核上只要有人开绿灯,就一定有人会效仿,这样的做法,从开始到结束,执行就会递减式地打折,最后干脆就不执行 了。所以,执行必须要严格,对于执行力不强的员工 ,可以通过培训、示范、演练、指导等方式进行提升,使其达标。
2.5.3考核体系要科学合理
考格体的指标的制定比一般的量化考核指标要难以平衡,指标定得过低或过高,都将会影响精细化管理的效果,要根据部门的实际情况,考核体系不要为了追求精细化,将各项内容考核过细,过繁琐,让管理中的环节和步骤变得冗赘,降低管理效率。精细化管理所设置的目标必须是正确的、合理的, 所设目标无论在数量或质量方面都具备可考核性,这才是精细化管理的是否能成功的关键。
3.精细化管理的误区
3.1精细化管理等同定额管理
编目工作可以量化,精细化管理的指标决不是单纯的业务定额,它是工作人员在执行过程上工作数量、质量、工作态度、协作精神等多方面表现的综合指数, 个人执行目标并不是孤立地完成任务,而是与部、组目标融为一体。
3.2杜绝实施过程走进误区,是精细化管理的关键
对于馆员,精细化管理在细化、量化工作目标、业务流程、服务过程中,避免简单移植。一味追求固定的模式,避免让馆员的执行力变得被动,丧失主观能动性。精细化管理是在尊重人、理解人的基础上充分发挥人的主观能动作用。充分调动人的积极性。把对细节的关注转化为馆员自觉的行动。
参考文献:
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