摘 要:从学生档案工作的功能和作用,学生档案工作的几个问题和存在的不足,对学生档案管理的思考等方面谈了如何加强和改进技工院校学生档案管理工作。
　　关键词:技工院校;学生档案;管理工作
　　
　　技工院校是为社会培养输送各类专业技能人才的主要场所,作为这些技能人才成长记录的学生档案就有着其特殊的地位和作用。由于这些文件资料形成于学生在校期间参加的各项活动,客观地记录了学生接受的教育和表现情况,是第一手材料,因而,一方面被当作学生接受过一定职业教育的可靠佐证;另一方面用来作为学生个人经历、思想品质、所学专业、知识结构、学习状况、实践活动和能力特长评价等人才要素的信息资料。它是历史地、全面地了解学生的重要参考依据,也是社会选拔毕业生的重要参考依据。因此,学生档案管理工作应当引起足够重视。我国目前技工院校毕业生的就业制度和教育教学管理体制的深化改革,客观上也要求应加强学生档案管理工作。
　　一、关于对学生档案的几点认识
　　1、学生档案的内涵。学生档案是技工院校档案的重要组成部分,它包括学生普通教育阶段各类学籍材料;职业教育期间的入学登记表、体检表、学籍变更、奖惩材料、组织关系、成绩册、参加社会实践活动记录、毕业生鉴定及职业资格鉴定表等。学生档案必须完整、翔实,在学生档案中,学生的学业情况、行为表现情况、学生身体健康状况应该成为学生档案中最重要的内容。学生档案记载着学生在校学习阶段的各方面表现,从不同侧面反映着学生的基本情况和基本素质,是学生成长过程中求知与探索的真实记录。
　　2、学生档案的功能作用。学生档案的作用是服务于学校教育教学管理与改革。学校在教育教学各环节、教学规划、管理机构和功能等方面的改革,必然会带来学生学籍管理、奖惩办法、就业制度或措施等方面的变化,这些改革和变化都会为学校教育教学提供便利而有效的服务,并使学校的新型办学体制顺畅运行。规范的学生档案管理工作一是能促进学校内部管理制度的完善与管理水平的提高。完整、系统的学生档案概述了学生乃至学校管理工作的全貌,历史地反映了每一时期学校管理工作的进程和具体内容,是学生管理工作内容的存在形式和存储手段,是客观、真实的学校管理信息和学生在校信息的凭证和参考。充分开发和利用学生档案,实行科学化管理,将各个教学、学生管理环节所形成、积累的各种数据、资料等档案信息及时地、准确地反馈到相应的职能管理部门。这些部门经过综合分析,可以制定出相应的对策,以规章制度或其他文件形式下达,起到指导和协调学校教学工作、学生管理工作、后勤服务工作的作用。二是能为学生进入人才市场、为企业用工需求提供便利条件。学生是现代学校教育的特殊“产品”,他们最终必然要进入市场。在人才市场上,毕业生是否能为用人单位满意,除自身的言谈举止等外在表现外,还要看他的内在素质。而用人单位想了解学生的内在素质,除采用面试和笔试外,在短时间内只有通过学生档案去达到这个目的。市场经济越发达,社会对毕业生的要求越高,学生档案就显得越重要。作为学生档案工作者,应尽可能为用人单位提供一份详尽的、完整的学生档案。
　　3、学生档案是一种专门档案。学生档案既不属于学校人事档案的范围,也不同于教学档案。学生档案有其特点,具有特殊性,应该视为专门档案。(1)从学生档案的来源看,除一部分来自教育教学管理部门外,主要的来自于各系、学生社团等,这部分材料数量庞大,涉及学生整体素质。如果单从人事或教学方面考虑它的归属,很容易造成档案材料收集的片面或重复,不利于学生档案的完整和统一。(2)从学生档案材料形成的时间来看,档案有的是学生进校时形成的,如中学毕业生登记表、体检表、成绩表等;有的是按学期或修业年限形成的,如职业教育期间的成绩册。特别是近几年,随着教育事业的飞速发展,实行多层次、多形式、多种学制办学,学生来源不一,学制有长有短,形成的学生档案就不一致,如果将其归人人事或教学档案材料中,势必会造成混乱。(3)学生档案是学生工作重要的一个部分,其目标非常明确——对内,便于加强学生的学籍、业绩、思想政治、奖惩管理;对外,服务于社会,为社会人才系统提供文字信息。这显然不同于人事档案,更不同于教学档案的系统性和多维性。尤其在今天社会就业形势严峻,为社会就业市场提供真实可靠的、自成系统的学生在校期间的信息资料,使其成为专门的人才档案就显得更为迫切和必要。
　　二、学生档案工作中存在的问题和不足
　　1、原始资料不齐,不够具体。由于中学阶段学生档案工作未得到应有的重视,致使技工院校学生的入学档案不仅不够全面,而且,仅有的档案资料中,主观评价材料内容过多,而客观评价的资料不够,难以全面真实地反映学生的实际情况,不能给技工院校培养人才提供充分的情报资料,造成学生档案的功能缺失,影响了技工院校人才培养的针对性,使学生档案管理工作丧失了它在学校管理体系中应有的重要地位。
　　2、学生档案材料归档不及时。学生档案材料收集的渠道很多。主要有教务处、学生处、各系(部)及其他职能部门。这些材料较分散,收集的时间各异。有的部门收集好本部门所需材料后,就保管在本部门,直到学生毕业时才挑选大部分材料送交整理,这给材料整理归档和利用造成了很多麻烦。
　　3、档案中缺乏学生实际能力记录。技工院校教育的特色是强调专业实践动手能力,而档案中反映专业知识的成绩多,对实际能力反映的较少,记载不够详细。
　　4、学生档案管理队伍的力量比较薄弱。一是人手有限,二是现有人员缺乏应有的专业方面的教育和培训。技工院校学生档案基本上都由综合档案管理人员(或学生辅导员* )进行管理,由于缺乏相关专业知识,因而不能充分掌握学校培养人才过程中文件资料的形成规律,以实现文件资料的及时跟踪收集,只能坐等其他部门送档* ,限制了建档工作的及时性和档案资料收集的完整性。
　　5、学生档案编研工作不够充分到位,抑制了学生档案的开发利用工作。学生档案是人才培养过程中形成的原始文件资料,能够直接反映人才培养过程的成败得失,因此在充分编研后,就能形成对人才培养过程极具价值的信息反馈,也能成为领导决策和制定工作规划的重要依据。但从实际来看,技工院校学生档案对人才培养和管理工作的这种“反哺”作用,并没有得到有效的发挥。
　　三、对学生档案工作的几点想法与建议
　　1、健全和完善学生档案管理制度,明确学生档案归档范围。做好学生档案工作,离不开一套行之有效的管理制度。为此,要树立一切为了培养人才的工作理念,建立健全学生档案管理制度,明确学生档案部门比如学生处、各系以及形成学生材料的有关部门的职责。对学生档案管理人员提出要求,对新生档案进行清理建档和归档材料的审核,以及学生档案的利用、保密、安全、交接、转递等方面的规章制度,并与人事档案规范相衔接,确保学生档案向人事档案的顺利过渡,争取使用人单位能够借助毕业生档案实现知人善任,以适应现代社会对档案工作的要求。
　　2、采用现代化的管理手段,建立学生档案管理系统。对学生在校期间的行为表现等方面形成的档案材料,实行跟踪式的全过程动态管理。归档信息量大,如果单靠手工抄写填表是很难适应的,因此需要采取按学生系别、专业、班级、学号等分类编号建立起每个学生的档案储存空间,新生人校后就把整理和清理好的归档内容,输人计算机,并使学生在校期间形成的归档材料及时输人计算机中储存起来,同时建立以学生处为中心的学生档案计算机管理网络,丰富学生档案管理软件和内容,建立所谓“学生档案信息高速公路”,快速传递、反馈、储存学生信息,逐步形成一种科学的、现代的、高效的学生档案管理模式,提高工作效率和管理水平。
　　3、建立学生档案信息反馈制度,适当提高档案的透明度。学生档案应为学生的成长和学校的管理服务,为用人单位提供重要的档案资料,收到“任人惟贤”、“人尽其才”的社会效益。在建立学生档案保证其真实性和完整性的同时,允许学生本人了解自己档案的内容,对有疑义的内容允许本人提出说明或申诉,学生处将做进一步的核实和查证工作。这样适当公开档案内容,提高档案的透明度,能激励学生进一步努力学习。
　　4、利用学校学生管理人员,充实学生档案管理队伍。专职档案管理队伍始终是学校学生档案管理的主力军,因此要对他们进行具有针对性的继续教育,使他们不断接受最新档案知识和高等教育专业知识,提高他们的档案管理与编研能力。由于学校人才培养过程中,文件资料是随机形成的,如果由专职档案管理人员随时收集显然不够现实。而学生管理人员几乎组织或参与学校学生的一切活动,是学生教育管理的专业队伍,具有丰富的学生教育管理经验,也是利用学生档案提高管理水平和增强工作针对性的最大人群,因此,可以对他们进行必要的档案专业知识和技能培训,聘请他们作为兼职学生档案管理人员,既可以实现文件资料的跟踪收集,叉可以壮大技工院校学生档案管理队伍。
　　5、加强学生档案的开发利用,发挥学生档案的价值功能。学校学生档案并非只有保存价值,它还以其特有的功能在学校的各项活动中,发挥参考与借鉴价值。因此,对学生档案的管理,不能只满足于整理、保存,还要积极研究档案中的各种文件资料。从大量的档案信息中提炼出带有规律性的、结论性的数据和资料,为学校教学、管理和服务体制改革服务,为领导决策服务。
　　总之,技工院校学生档案管理工作只有根据学校人才培养的目标和需要,不断适应市场,改革管理机制,才能在实现规范化、信息化的基础上,发挥其最大价值,为学校培养人才服务,最终使学生档案成为学校给社会输送人才的“说明书”。